Privacybeleid

Hoe RedTree Payroll omgaat met uw persoonsgegevens conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Laatste update: augustus 2025  ·  Versie: 1.0

RedTree Payroll hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, waarom wij dat doen, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft. Wij verwerken gegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG).

1. Wie zijn wij

De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens is:

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij

Wij verzamelen alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor de dienstverlening. Afhankelijk van het doel kan het gaan om:

  • Naam en contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer)
  • Bedrijfsnaam en functie
  • Inhoud van berichten die u via ons contactformulier verstuurt
  • Gegevens die u zelf met ons deelt in het kader van onze HR-dienstverlening (zoals naam, BSN, salarisgegevens en arbeidsgegevens van medewerkers)

Wij verzamelen geen bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens of etniciteit) tenzij dit wettelijk vereist is voor de uitvoering van onze diensten.

3. Waarom verwerken wij uw gegevens

Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • Het beantwoorden van uw vraag of informatieverzoek via het contactformulier
  • Het aangaan en uitvoeren van een overeenkomst voor HR-diensten (payrolling, contractbeheer, etc.)
  • Het verwerken van salarissen en nakomen van werkgeversverplichtingen
  • Het voldoen aan wettelijke verplichtingen (zoals loonheffingen bij de Belastingdienst)
  • Het verbeteren van onze dienstverlening

4. Rechtsgrondslag

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van een of meer van de volgende grondslagen:

  • Uitvoering van een overeenkomst — wanneer u klant bij ons bent
  • Wettelijke verplichting — voor verplichte aangiften en afdrachten
  • Gerechtvaardigd belang — voor het beantwoorden van contactverzoeken en het bijhouden van onze administratie
  • Toestemming — wanneer u ons uitdrukkelijk toestemming geeft, bijvoorbeeld voor commerciële communicatie

5. Bewaartermijn

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, of zolang als wettelijk verplicht:

  • Contactformulierberichten: maximaal 1 jaar na laatste contact
  • Gegevens in het kader van een overeenkomst: 7 jaar na beëindiging (fiscale bewaarplicht)
  • Salarisgegevens en loonadministratie: minimaal 5 jaar (wettelijke verplichting)

6. Delen met derden

Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden. Wij kunnen gegevens delen met:

  • De Belastingdienst en andere overheidsinstanties, uitsluitend op basis van een wettelijke verplichting
  • Verwerkers die namens ons handelen (zoals IT-dienstverleners en boekhoudpakketten), met wie wij een verwerkersovereenkomst hebben gesloten

Bij doorgifte van gegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) zorgen wij voor passende waarborgen conform de AVG.

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies of misbruik. Onze medewerkers zijn verplicht tot geheimhouding en hebben alleen toegang tot de gegevens die zij voor hun werkzaamheden nodig hebben.

Bij een datalek dat een risico voor uw rechten en vrijheden oplevert, zullen wij dit zo spoedig mogelijk melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en, indien van toepassing, bij u als betrokkene.

8. Uw rechten

Op basis van de AVG heeft u de volgende rechten ten aanzien van uw persoonsgegevens:

  • Recht op inzage — u kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken
  • Recht op rectificatie — u kunt onjuiste gegevens laten corrigeren
  • Recht op verwijdering — u kunt verzoeken uw gegevens te verwijderen ('recht op vergetelheid')
  • Recht op beperking — u kunt de verwerking van uw gegevens laten beperken
  • Recht op overdraagbaarheid — u kunt uw gegevens in een leesbaar formaat opvragen
  • Recht van bezwaar — u kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
  • Recht om toestemming in te trekken — indien verwerking op toestemming is gebaseerd

Om een van deze rechten uit te oefenen, kunt u contact opnemen via info@redtree-payroll.nl. Wij reageren binnen 4 weken op uw verzoek.

9. Cookies

Onze website maakt uitsluitend gebruik van functionele cookies die strikt noodzakelijk zijn voor het correct functioneren van de website. Er worden geen tracking- of advertentiecookies geplaatst zonder uw toestemming.

U kunt cookies beheren of verwijderen via de instellingen van uw browser. Let op: het uitschakelen van cookies kan de werking van de website beïnvloeden.

10. Klachten

Bent u niet tevreden over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens? Neem dan eerst contact met ons op via info@redtree-payroll.nl. Komen wij er samen niet uit, dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder:

11. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in wet- en regelgeving of in onze dienstverlening. De meest actuele versie is altijd te vinden op deze pagina. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij u hierover actief informeren.

Dit beleid is voor het laatst gewijzigd op augustus 2025.